Living In The Fast Lane

Dunia sedang dalam krisis ekonomi global. Di bidang apapun kita bekerja pasti terkena dampaknya baik langsung atau tidak langsung. Life is not fair, you may say. Hanya karena kesalahan segelintir orang di US sana dalam mengambil keputusan membuat hampir semua orang di dunia untuk menanggung akibatnya. Namun menurut gue sekarang yang paling penting itu adalah apa yg bisa kita lakukan meski sekecil apapun untuk membantu agar kita semua bisa keluar dari krisis ini. Dan buat gue, hal yg bisa gue lakukan adalah dengan melakukan sesuatu secara lebih efisien.

Efisien bukan berarti pelit. Efisien berarti mengerjakan sesuatu secara optimal. Kita tidak perlu mengeluarkan biaya berlebih jika hal itu bisa dilakukan dengan biaya secukupnya. Kita efisien jika hanya menggunakan resource seperlunya untuk mencapai tujuan yg sama. Seperti halnya ketika kita tidak membiarkan air mengalir terus-menerus di wastafel pada saat menggosok gigi. Atau seperti juga ketika kita mematikan lampu pada saat tidak digunakan. Tidak kurang, tidak lebih. Secukupnya sesuai yg dibutuhkan.

Di Cisco ada sebuah culture yg disebut frugality. Frugality bisa diartikan dalam banyak hal namun di Cisco ini berarti: selalu menganalisa apapun yg kita kerjakan dan memastikan bahwa kita mengalokasikan resource di area yg memiliki potensi keuntungan terbesar. Dengan kata lain, jangan mengalokasikan resource yg banyak di area yg tidak produktif. Kalo kita bisa mencapai tujuan yg sama dgn cara yg lebih murah, mengapa tidak? Dan gue setuju dgn pola pikir ini. Gue setuju dgn keputusan Cisco baru-baru ini yg, untuk mengantisipasi krisis ekonomi global, melarang semua employee untuk traveling jika tidak untuk project atau berhubungan dgn customer. Tidak ada lagi meeting internal di luar negri. Tidak ada training di negara lain untuk sementara waktu. Gunakan webex untuk meeting. Gunakan web based training. Manfaatkan IP phone, internal messaging, unified communication dan collaboration tool yg lain untuk semua hal yg bisa dikategorikan bukan memiliki potensi keuntungan terbesar.

Lebih baik tidak ada internal meeting daripada mulai firing. Lebih baik menunda training sampai kondisi ekonomi dunia membaik daripada pemecatan besar-besaran. Bahkan sebenarnya dari beberapa waktu yg lalu Cisco sudah berusaha mengurangi frekuensi traveling untuk hal-hal yg tidak penting. Selain untuk efisiensi juga untuk menjadikan bumi lebih hijau, dgn cara mengurangi carbon print setiap orang.

Sayangnya untuk orang seperti gue tidak bisa mengurangi jumlah traveling. Karena semua traveling yg gue lakukan selalu berhubungan dgn project dan customer. Customer sudah membayar dan kebanyakan ingin bertemu langsung dgn para consultant dan engineer Cisco, dan masih sedikit sekali customer yg sudah terbiasa dgn virtual meeting menggunakan webex atau lainnya, sehingga selalu ada kebutuhan untuk traveling. Namun gue merasa bahwa ada sesuatu yg gue bisa lakukan yaitu berusaha mengurangi pengeluaran gue selama traveling. Walaupun semua pengeluaran gue selama traveling, mulai dari taxi, internet, telepon, makanan dan minuman, dan hal lainnya sudah pasti di cover perusahaan tapi gue bisa memilih untuk menggunakan fasilitas tsb secukupnya sehingga bisa memotong jumlah expense yg dikeluarkan.

Di Cisco sudah ada peraturan tersendiri tentang airline dan hotel yg bisa digunakan. Selain sudah ada kerja sama dari perusahaan juga untuk alasan keamanan. Sehingga gue tidak bisa menggunakan budget airline maupun tidur di hotel backpacker, misalnya. Jadi dua hal ini sayangnya tidak bisa gue ubah. Gue masih tetap harus menggunakan main airline dan hotel minimal berbintang empat dari daftar yg sudah disediakan. Namun ada hal yg bisa gue kurangi seperti dari segi makanan maupun transportasi selama berada di negara tempat gue bekerja.

Dalam dua perjalanan gue yg terakhir ke negara-negara Eropa gue berhasil menerapkan prinsip yg gue yakini ini. Dan hasilnya cukup membuat gue kagum sendiri. Di trip yg pertama, untuk total 26 hari traveling di berbagai negara Eropa, di luar pengeluaran untuk tiket pesawat dan hotel, gue menghabiskan rata-rata 18.6 Euros per hari. Ingat ini untuk makan setiap hari dan juga transportasi untuk ke kantor customer, misalnya. Di restoran di negara Eropa sangat wajar untuk menghabiskan 30-40 Euros untuk satu main dish. Dan taxi juga jauh lebih mahal dari di Indonesia. Untuk trip yg kedua, selama11 hari gue menghabiskan rata-rata 20.41 Euros per hari. Sedikit lebih mahal dari yg pertama karena pesawat gue mendarat di Vienna dan gue harus menggunakan taxi untuk pergi ke ibukota negara tetangga, Bratislava di Slovakia. Taxi tsb sekitar 90 Euros untuk sekali jalan dari Airport ke hotel, tapi tiket pesawat gue jauh lebih murah karena tidak langsung mendarat di Bratislava. Dan total waktu selama perjalanannya jadi sedikit lebih lama. Sesuatu yg gue bersedia lakukan untuk memotong biaya ekstra yg tidak perlu.

Bagaimana gue bisa mencapai angka pengeluaran perhari serendah itu? Gue menuliskan hal-hal yg gue lakukan, dan gue beri judul “Himawan’s way for a better (and cheaper) business traveler”. Terus terang gue sangat bangga dgn apa yg gue lakukan. Gue tidak berharap dapet penghargaan whatsoever dari perusahaan. Gue hanya suka memberikan target dan tantangan ke diri gue sendiri, dan gue sangat suka ketika berhasil mencapai target tersebut.

Dengan bangga, gue persembahkan: Himawan’s way for a better (and cheaper) business traveler:

1. Book pesawat jauh-jauh hari karena biasanya ada diskon dan harga jadi lebih murah. Di Cisco sudah ada peraturan yg mewajibkan untuk mem-book tiket pesawat 14 hari sebelum keberangkatan untuk mendapat harga khusus dari airline. Agak sulit jika customer nya ingin meeting mendadak dgn kita. Oleh karena itu kita harus bisa pelan-pelan untuk meng-edukasi customer agar bisa mengatur jadwal meeting minimal untuk 2 sampai 3 minggu ke depan

2. Cari hotel yg dekat dgn kantor di negara tujuan, dengan begitu kita akan mengurangi biaya transportasi dari hotel ke kantor. Kalo dari jadwal terlihat kita akan lebih sering pergi ke kantor customer maka cari hotel yg dekat dgn kantor customer. Waktu di Prague gue nginep di hotel persis di depan kantor Cisco dan gue menggunakan subway untuk pergi ke kantor customer. Selain jauh lebih murah ketimbang taxi, subway juga memberi gue kesempatan untuk melihat kehidupan sehari-hari orang-orang di Prague, bukan hanya melihat foreigner di tempat turis saja.

3. Kalo kebetulan kita bekerja di negara itu bersama rekan yg lain, usahakan untuk pergi ke hotel atau airport atau kantor atau ke customer secara bersama-sama. Sehingga jikapun kita menggunakan taxi biayanya bisa untuk beberapa orang sekaligus. Usahakan menggunakan servis shuttle bus dari airport ke hotel jika tersedia. Ada yg gratis, atau walaupun bayar biayanya jadi lebih murah ketimbang kita pake taxi sendirian

4. Jangan gunakan Internet di hotel kecuali itu gratis. Internet di hotel itu biasanya mahal sehingga lebih baik mencoba menyelesaikan semua urusan di kantor meskipun sampai malam. Dan ini juga hal yg positif karena akan memberi kita kesempatan untuk mendapat social life di malam hari. Jadi kita bisa jalan-jalan di waktu malam untuk melihat-lihat kota ketimbang bekerja di dalam kamar. Tapi kalo kita benar-benar geek yg tidak bisa lepas siang malam dari Internet, cari hotel yg sudah menyediakan Internet secara gratis.

5. Hindari makan di hotel kecuali sangat terpaksa. Atau makan di hotel jika memang sudah termasuk ke dalam biaya kamar seperti breakfast, misalnya. Biasakan makan di restoran lokal ketimbang restoran di tempat turis, atau restoran Asia di Eropa, karena harganya yg biasanya sangat jauh berbeda. Dan ini juga bagus karena kita jadi bisa benar-benar mengenal kebudayaan dan makanan lokal. Kalo gak makan McDonald aja Gue bahkan suka bawa Indomie di koper buat mengenang makanan khas dan asli Indonesia heheh dan juga untuk bekal kalo malam-malam laper di kamar

6. Minibar di hotel itu evil. Harga yg berlipat untuk barang yg sama yg bisa dijumpai di luar hotel. Lebih baik ke supermarket terus beli air putih, snack dan minuman-minuman lain dgn harga yg pastinya lebih murah untuk dibawa ke kamar. Gunakan pemasak air yg umumnya disediakan di kamar hotel untuk memasak air

7. Hindari servis laundry di hotel. Bawa baju yg cukup selama traveling. Atau jika sama kayak gue yg suka travel light, hanya membawa satu backpack atau koper dgn baju hanya cukup untuk dua minggu meskipun travelingnya bisa berminggu-minggu, maka belajarlah mencuci sendiri. Banyak hotel menyediakan detergen secara gratis, dan juga alat untuk menyetrika. Belajar mencuci di wastafel atau bath tub. Kontak gue jika mau belajar gimana caranya heheh

8. Kalo sedang mengerjakan project, dan kita pergi makan bersama-sama project manager atau local team di negara tujuan, biarkan mereka yg membayar untuk makanan Dan ini sebenernya hal yg lumrah karena buat mereka kita adalah tamu yg datang untuk membantu mereka. Bertemanlah di kantor negara tujuan supaya bisa dapet tebengan gratis dari kantor ke hotel dan sebaliknya. Bahkan kadang gue sering ditraktir makan dan minum oleh employee lokal

9. Segera menjadi member untuk frequent flyer dan hotel reward program. Biasanya kalo sering menginap di hotel yg sama bisa mendapat jatah menginap gratis sbg reward. Jika punya gold member di frequent flyer airline tertentu kita bisa menggunakan airport business lounge yg menyediakan makanan, kamar mandi sampai sofa maupun tempat berbaring untuk tidur. Jika ada selisih satu hari dari satu penerbangan ke penerbangan lain gue biasanya memilih untuk tidur di airport. Gue sering tidur di Changi Airport Singapore sampai-sampai gue takut suatu ketika nanti bakal ditagih bayaran Karena gue punya gold member gue bisa tidur di business lounge

10. Gunakan IP Phone untuk menelpon keluarga di rumah. Gunakan telepon hotel atau menelpon dari kantor buat meeting sehingga dihitung local call. Gunakan fasilitas callback di webex agar kita yg ditelpon balik, dan kalo bisa kita ditelpon ke IP phone untuk menghindari biaya roaming jika kita menggunakan mobile phone

Gue bisa saja memilih untuk menggunakan fasilitas yg diberikan perusahaan secara maksimal. Gue bisa saja memilih untuk memakai semua jatah untuk makanan dan minuman perhari. Gue bisa saja menggunakan prinsip aji mumpung. Tapi ini tidak gue lakukan. Karena gue memilih untuk menggunakan fasilitas secukupnya. Karena gue memilih untuk mencoba selalu lebih efisien. Karena gue merasa bahwa being frugal is the right choice. It’s the way of life.

Frugality tidak seharusnya menjadi paksaan dari perusahaan.
Frugality adalah mindset. Bagian dari kebudayaan dan kebiasaan.

Mari kita semua menjadi lebih efisien, dalam hal apapun.